ניהול המשאב האנושי בארגונים עובר מהפך בשנים האחרונות היות והוא מושפע מגורמים חיצוניים רבים. גורמים אלו מחייבים את הארגון לפעול בצורה מושכלת תוך שימוש בשיטות וגישות מתקדמות בניהול.
הגורמים העיקריים שהביאו לשינוי הם:
• רגולציה – העסקת נשים, העסקת עובדים עם מוגבלויות, אכיפה מוגברת, צווי הרחבה ועוד.
• שינוי בנורמות חברתיות –אפליה מתקנת, עבודה מהבית, שעות עבודה גמישות, העסקת עובדים זרים.
• חדירת טכנולוגיות חדשות – ייצור המוני, אינטרנט עולמי, מחשוב בענן, למידה ממוחשבת, זמינות הידע.
• תחרות – המרדף המתמשך אחר יעילות בכדי לשפר את הקיים .
בכדי לסגל יכולת התמודדות למול השפעת הגורמים האלו נדרש ממנהל משאבי אנוש לפעול באופן מושכל, להלן 10 תובנות בניהול משאבי אנוש מתקדם.
1. התאמת המגויסים לתרבות הארגונית
לכל ארגון תרבות ארגונית הייחודית לו. לכן, גיוס וקליטת עובדים התואמים לתרבות הארגונית היא קריטית. לעיתים כדאי לשקול שלא לגייס מועמדים מוכשרים שאינם תואמים את התרבות הארגונית העלולים לפגוע במרקם האנושי ובאווירה הארגונית.
2. פעל באופן ייזום בעת גיוס מקצוענים
הסתמכות על מקורות גיוס פסיבית (כלומר איתור מועמדים מבין אלו הפונים לחברה) יכולה להיות טובה מידי פעם. עם זאת, ארגונים חכמים פועלים באופן ייזום באיתור אקטיבי של מקצוענים ומתוך ניסיון לגייסם לארגון. שכירת עובדים אקטיבית יוצרת מאגר עובדים התואם את צרכי החברה באופן אופטימלי .
3. מחלקת הגיוס קובעת את עתיד החברה
באופן מפתיע , למחלקת הגיוס בחברה, השפעה עצומה כיצד יראו פני החברה בעתיד. איתור מועמדים מעולים וגיוסם לחברה יקבע באופן וודאי כיצד תראה החברה בעתיד. ככל שביצועי יחידה זו יהיו טובים יותר (כלומר גיוס מועמדים טובים יותר, התואמים את צרכי החברה) אזי מובטחים לחברה ביצועים טובים יותר. מחלקה זו אמורה להבין לעומק את המטרות הארגוניות ולפעול לאיתור עובדים המתאימים להשגת מטרות אלו. ולכן המגייסים אמורים להיות עובדים מקצוענים בעלי הבנה עיסקית.
4. מחלקת משאבי אנוש היא היחידה היוצרת את הרושם הראשוני על העובד
מטבע הדברים, עיקר המגע הראשוני של העובדים החדשים נעשה למול מחלקת משאבי אנוש. הואיל וכך, מחלקת משאבי אנוש צריכה לפעול באופן רגיש ותוך השארת רושם חיובי על העובד. במסגרת זו מוטלת עליהם החובה לקבל בברכה את העובד החדש ולטפל בצרכים הייחודיים שלו.
5. עם קליטתו של המועמד לארגון יש להבהיר את הציפיות ממנו
יש להימנע מהנחה שגויה לפיה עובדים חדשים יודעים מה הארגון מצפה מהם . מה שעשוי להיראות פשוט לך, אינו ברור מאליו לאדם חדש. לכן, יש צורך בניסוח מדריך לעובד החדש. המדריך נותן מענה על נושאים בסיסיים כדוגמת, תיאור הפעילות, ציפיות בנושא נוכחות, נורמות התנהגות, שימוש בדוא"ל, מאפייני תשלום השכר ועוד. כמו כן רצוי לסקור גם נהלי עבודה סטנדרטיים .
6. הבנת המוטיבציה של העובדים
הארגון חייב לדעת מה מניע את העובדים, תגמולים כספיים אינם בהכרח הדרך הטובה ביותר להגביר מוטיבציה. מחלקת משאבי אנוש חייבת להקים תוכנית תגמולים שאינה חומרית כדוגמת מסלולי קריירה, ימי גיבוש, הכשרות, הטבות נלוות ועוד. כלים אלו יגבירו את המוטיבציה והמחויבות של העובדים ובכך גם יביאו לעליה באפקטיביות הארגונית.
7. ניהול המשאב האנושי באמצעות כלים טכנולוגיים
ניתן לייעל את זרימת העבודה של מחלקת משאבי אנוש באמצעות טכנולוגיה. השימוש בטכנולוגיה משפר את התקשורת והנגישות למול העובדים. נוסף על כך, ניתן לחסוך בעלויות ולייעל את הניהול של המשאב האנושי. להלן כמה דוגמאות : ניהול משאבי אנוש באמצעות תוכנה ייעודית, גישה לתלושי שכר ונתוני נוכחות באמצעות האינטרנט, שימוש בכלי BI לניהול התשומות ועוד. מערכות אלקטרוניות אלו יחסכו בזמן ובכסף, ויביאו להפחתת השגיאות שנגרמות על ידי שימוש בניירת ארכאית.
8. פעל בשקיפות
דור ה Y מורגל לחשיפה למידע. כל התנהלות של ההנהלה שאינה משתפת ושאינה פועלת בשקיפות עלולה לפגוע במוטיבציה ולהביא ליצירת חששות ופחדים מפני הלא נודע. התנהלות בשקיפות מהווה תרבות עבודה מכבדת היוצרת שיתוף ומחויבות לארגון. ובסופו של דבר גם מפחיתה חששות של העובדים מפני עתיד עלום.
9. צור קהילת מומחים
שימוש בכלים טכנולוגים מתקדמים לשיתוף בידע עשוי להביא תועלת רבה להתנהלות הארגונית. הקמת מרחב ברשת הווירטואלית אשר תשמש כקהילה חברתית אינטראקטיבית תביא להעצמת הכישורים של העובדים ולשיתוף בידע. יש לספק תוכן בעל ערך, באופן קבוע, באמצעות הכלים הטכנולוגיים לטובת העובדים המעוניינים בכך.
10. היה עקבי
לאחר הגדרת המדיניות והנהלים המתאימים, הקפד לאכוף כללים אלו באופן הוגן ועקבי על כלל העובדים. התנהלות הנותנת עדיפות למקורבים, או כזו שאינה פועלת עלפי המדיניות הרשמית מערערת על אמינותו של הארגון והעומדים בראש. במקרים אלו, גם אם העובדים אינם שלמים עם נהלים מסוימים , הרי שבמידה והם נאכפים בעקביות, הדבר מתקבל בהבנה ובהשלמה.
בהצלחה.
שלמה קוגן - יועץ ארגוני, מומחה למשאבי אנוש בעל ניסיון עשיר כסמנכ"ל משאבי אנוש בדואר ישראל, וכסמנכ"ל משאבי אנוש בחברת סונול ישראל .
